Hoe Excel-tabellen en -werkmappen op te slaan in Excel 2007 en Excel 2010 zodat ze gemakkelijk kunnen worden geopend in Excel 2003.
Met Excel 2007 introduceerde Microsoft een fundamenteel nieuw gegevensformaat voor Excel-bestanden. Excel-bestanden worden opgeslagen als XML-bestanden. Een bestand dat u op uw harde schijf opslaat onder de naam "Planning" wordt door Excel standaard opgeslagen als "Planning.xls" tot en met versie 2003. Met versie 2007 wordt het bestand opgeslagen als "Planning.xlsx". Naast het XLSX-formaat bevat Excel andere bestandsformaten voor macro's, invoegtoepassingen, enz.
Het nieuwe gegevensformaat betekent dat oudere versies van Excel alleen werkmappen kunnen openen die zijn opgeslagen met Excel 2007 of 2010 als een geschikt conversieprogramma ("converter") is geïnstalleerd. Hoewel deze converter gratis beschikbaar is op internet, ontstaan er toch vaak problemen omdat de converter niet is geïnstalleerd of inhoud uit de werkmap verloren gaat bij het converteren.
De compatibiliteit van uw Excel-bestanden controleren en herstellen
Om te voorkomen dat u dit overkomt, biedt Excel 2007 of later u een compatibiliteitscontrole aan. Dit zorgt ervoor dat er geen compatibiliteitsproblemen zijn. De controle identificeert alle mogelijke compatibiliteitsproblemen en helpt u deze op te lossen.
Als u in de zogenaamde compatibiliteitsmodus aan een werkmap werkt, waarbij de werkmap de indeling Excel 97-2003 heeft en niet de indeling Excel 2007/2010 (.XLSX), wordt de compatibiliteitscontrole automatisch uitgevoerd wanneer de werkmap is opgeslagen.
Bewaar en open Excel-bestanden op oudere versies
Ga als volgt te werk om handmatig de compatibiliteit van een Excel 2007/2010-werkmap te controleren:
Open de werkmap die u op compatibiliteit wilt controleren in Excel 2007 of in Excel 2010. Klik hiervoor op de Office-knop (Excel 2007) of het menu BESTAND (Excel 2010) en selecteer vervolgens de opdracht OPEN. Activeer in de lijst ZOEKEN IN de schijf, map of internetopslaglocatie met de werkmap die u wilt openen. Selecteer vervolgens de map met een muisklik en bevestig dit met de OPEN-knop.
Om de compatibiliteitscontrole uit te voeren, klikt u op de Office-knop (Excel 2007) of het menu BESTAND (Excel 2010), klikt u vervolgens op VOORBEREIDEN en vervolgens op COMPATIBILITEITSCONTROLE UITVOEREN
De volgende afbeelding toont de aanroep van de compatibiliteitscontrole in Excel 2007:
Na het oproepen van de opdracht verschijnt een dialoogvenster waarin alle compatibiliteitsproblemen van de huidige werkmap worden weergegeven.
Klik op de knop KOPIREN NAAR NIEUW BLAD als u een apart werkblad wilt hebben om alle problemen in het veld SAMENVATTING te rapporteren.
Als u wilt dat uw werkmap elke keer dat u deze in de toekomst opslaat op compatibiliteit wordt gecontroleerd, schakelt u het selectievakje COMPATIBILITEIT CONTROLEREN BIJ HET OPSLAAN VAN DEZE WERKBOOK in.
Als de compatibiliteitscontrole problemen aan het licht brengt die Excel kan oplossen, krijgt u de knop FIX aangeboden.
Als u uitgebreidere problemen moet oplossen, kunt u de HELP-knop gebruiken, die meer informatie geeft over hoe u de problemen kunt oplossen.
Als de compatibiliteitscontrole u niet helpt, kunt u uw Excel-bestanden die u hebt gemaakt met nieuwere Excel-versies eenvoudig opslaan in het oude Excel-formaat.
Sla nieuwere Excel-bestanden op in het oude formaat - zo werkt het
- Open de werkmap van uw keuze.
- Klik op de Office-knop en selecteer de functie "Opslaan als".
- Activeer in de lijst "Opslaan als type" de instelling "Microsoft Excel 5.0 / 95 werkmap (* .xls)".
- Kies waar u het bestand wilt opslaan.
Excel slaat het bestand nu op in het XLS-bestandsformaat. U kunt de werkmap vervolgens openen met Excel 95, Excel 97, Excel 2000, Excel XP en Excel 2003.
Als de werkmap functies of instellingen bevat die pas sinds Excel 2007 beschikbaar zijn, worden deze elementen niet overgebracht naar het opgeslagen bestand. Als dit het geval is, zal Excel u hiervan op de hoogte stellen met een berichtvenster:
