U moet deze informatie over Outlook-invoegtoepassingen kennen!
Microsoft Outlook heeft standaard veel functies en mogelijkheden. Na installatie en invoer van de licentiesleutel waarderen gebruikers onder meer de mogelijkheden van de professionele e-mailfunctie, de mogelijkheden om de client en het e-mailadres te wijzigen of gebruik te maken van de adresboek- en kalenderfunctie.
Bovendien worden Outlook en zijn zusterprogramma's Word, Excel en PowerPoint en Microsoft Office algemeen gewaardeerd omdat ze effectief met elkaar kunnen worden verbonden. Naast de mogelijkheid om instellingen en opties individueel te wijzigen, maakt Outlook indruk met een enorm scala aan functies. Tegelijkertijd is het duidelijk dat er individuele uitdagingen en taken zijn in de professionele of privéomgeving die niet kunnen worden opgelost met de ingebouwde tools van Microsoft Outlook. In dit geval worden invoegtoepassingen en modules gebruikt die Outlook specifiek verbeteren.
Informatie:
Add-ins zijn door Microsoft gecertificeerde en kant-en-klare macro's of softwaretoepassingen die als extensies in Office fungeren. Ze bieden de gewenste meerwaarde en ondersteunen gebruikers bij het gerichter of efficiënter afhandelen van taken of het professionaliseren van het beheer van e-mails.
Vanuit het oogpunt van de gebruiker is het logisch om geteste en nuttige invoegtoepassingen in Outlook te integreren. Aangezien de prestaties van Outlook worden vertraagd bij elke integratie van een invoegtoepassing, moet vóór het downloaden zorgvuldig worden overwogen of de module nuttig en doelmatig is.
Invoegtoepassingen en modules integreren in Outlook - dit zijn uw opties
Als u een invoegtoepassing wilt integreren in uw persoonlijke Outlook, heeft u meestal twee opties:
- Download de invoegtoepassing van internet en integreer deze na installatie in Outlook.
- Zoek en installeer invoegtoepassingen via het menu-item "Add-ins" op het tabblad "Start".
Zoek een invoegtoepassing op internet en download deze - let hier op
Add-ins kunnen handig zijn en helpen gebruikers om effectiever met Outlook te werken of om sneller en professioneler een e-mail op te stellen. Elke invoegtoepassing is ook ontworpen om te communiceren met externe servers of programma's en om gegevens uit Outlook te verwerken. Om deze reden gaat u door het laden van een invoegtoepassing akkoord met de gegevensbeschermings- en licentievoorwaarden van Outlook en de fabrikant van de invoegtoepassing.
Een tool die veel wordt gebruikt en aanbevolen, vooral in de pandemie van het coronavirus, is de Zoom-software voor videoconferenties. Zoom biedt gebruikers de mogelijkheid om een invoegtoepassing te downloaden om directe vergaderingen vanuit Outlook te plannen en te starten. De Outlook-invoegtoepassing van Zoom ondersteunt gebruikers ook bij het plannen van vergaderingen. Ga als volgt te werk om een invoegtoepassing, zoals Zoom, in Outlook te integreren:
-
Navigeer naar de doelpagina van waaruit u het hulpprogramma kunt laden.
-
Nadat u de module hebt gedownload, installeert u deze volgens de instructies van de fabrikant.
-
Nadat u Outlook opnieuw heeft opgestart, vindt u de nieuwe Zoom-invoegtoepassing op het tabblad "Start" en kunt u deze afzonderlijk starten en gebruiken. U heeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om een nieuwe vergadering te plannen en de toegangsgegevens rechtstreeks per e-mail naar alle deelnemers te sturen. Met het menu-item “Start instant meeting” kun je direct vanuit Microsoft Outlook een nieuwe Zoom meeting starten.
De download en integratie voor alle Outlook-invoegtoepassingen zijn gelijk aan het installeren van de Zoom-plug-in.
Zoek en installeer invoegtoepassingen via het gelijknamige menu-item "Add-ins" in Outlook
U kunt in Outlook ook invoegtoepassingen selecteren en toevoegen vanuit het startmenu van Outlook. In het tabblad "Start" vindt u de bijbehorende functie in het selectieveld "Add-ins".
Als het keuzemenu "Invoegtoepassingen ophalen" niet wordt weergegeven in uw startbalk, kunt u ook naar de zoekbalk navigeren en daar de zoekparameters invoeren Toevoegen invoer. In dit geval ziet u ook het selectiemenu "Invoegtoepassingen zoeken", waarmee u naar het selectiedialoogvenster gaat.
Met een klik op de knop "Invoegtoepassingen zoeken" of "Invoegtoepassingen ophalen" opent zich een selectievenster waarin u suggesties voor invoegtoepassingen in een lijst kunt vinden of nuttige extensies kunt zoeken. Een bekende aanbieder van externe add-ins is bijvoorbeeld het bedrijf Mapilab.
Microsoft maakt onderscheid tussen in het optievenster
- Invoegtoepassingen en
- Connectoren.
Het verschil tussen een invoegtoepassing en een connector is begrijpelijk. De naam wordt toegewezen afhankelijk van de richting van de communicatie tussen een externe module en Outlook. Met een invoegtoepassing kan Outlook informatie naar een andere toepassing verzenden. Omgekeerd stelt een connector een andere toepassing in staat om gegevens of informatie naar Outlook te verzenden.
Bekende add-ins voor Outlook zijn bijvoorbeeld de Evernote-modules op het gebied van communicatie of Salesforce als professionele CRM-software. Dropbox en PayPal kunnen ook als invoegtoepassingen in Outlook worden geïntegreerd.
Connectoren die aanbevolen en populair zijn voor Outlook zijn bijvoorbeeld de erkende internettoepassing Mailchimp, die wordt gebruikt voor marketingautomatisering en e-mailmarketing. Ook de bekende Google Analytics - een module die bezoekers van internetpagina's registreert en hun verblijfsduur evalueert - kan worden geïntegreerd.
Verdere praktijkgerichte invoegtoepassingen, modules en tools voor effectiever werken met Outlook
Met de in Windows geïntegreerde startparameters biedt Outlook praktische mogelijkheden voor individuele communicatie. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat Outlook een andere specifieke module start in plaats van het e-mailgebied. Gebruikers die vaak met de contactenlijst werken, kunnen deze standaard als eerste gebruiken.
Gebruikers die veel spamberichten met malware ontvangen of die doorgaans vaak e-mailbijlagen moeten beheren, kunnen ook externe tools gebruiken. Programma's die automatisch bestandsbijlagen van inkomende e-mails opslaan en beheren, kunnen veel tijd besparen. Als een bijlage wordt verdacht van besmetting met een virus, kan speciale virussoftware het bestand expliciet vanuit de mailbox controleren voordat het wordt geopend.
Contacten opslaan en Outlook-netwerkcompatibel maken
Via marketing en promoties worden bij veel bedrijven duizenden nieuwe adressen verzameld. Het handmatig verwerken van elk adres is duur en tijdrovend. Een alternatief is software die automatisch adressen uit e-mails haalt. De Duitstalige invoegtoepassing biedt een vergelijkbare meerwaarde ContactMaker, wat het aanmaken van nieuwe contacten uit e-mails vereenvoudigt. Met één muisklik kunt u bijvoorbeeld een nieuw contact maken vanuit een e-mailhandtekening of vanuit de gegevens op het Windows-klembord.
Als je te veel e-mails per dag ontvangt en je wordt gestoord door de constante inkomende berichten, kun je de gratis Outlook-extensie gebruiken "E-mailprioriteit" invoegen. Het breidt de 2007-versie van Outlook uit met een "Niet storen"-knop, die u kunt gebruiken om de ontvangst van e-mails tijdelijk te blokkeren. U kunt een soortgelijk effect bereiken met de functie "Automatische antwoorden" die in Outlook is geïntegreerd.
Bedrijven die het zonder Microsoft Exchange in het netwerk willen doen, hebben nog steeds de mogelijkheid om samen te werken.
Videozelfstudie: Invoegtoepassingen beheren, in- en uitschakelen in Outlook
Invoegtoepassingen blokkeren of tijdelijk voorkomen dat ze worden uitgevoerd
Vanwege hun individuele grootte kunnen invoegtoepassingen de start van Outlook aanzienlijk vertragen of leiden tot crashes en problemen met de systeemintegriteit op oudere computers. Als dit het geval is, moet actie worden ondernomen. Een essentiële optie bij een vertraagde start of foutmeldingen is om invoegtoepassingen tijdelijk te blokkeren of de uitvoering ervan te voorkomen.
Uitschakelen of verwijderen kan in de Outlook-opties door naar het tabblad "Bestand" te gaan door op het menulint te klikken.
Activeer of deactiveer invoegtoepassingen door op de knop "Go" in het onderste deel van het selectievenster "Beheer / COM-invoegtoepassingen" te klikken.
In het volgende venster kunnen alle geïnstalleerde invoegtoepassingen worden geactiveerd of gedeactiveerd door op het selectievakje te klikken.
Add-ins en modules: handige uitbreidingen op Outlook
Microsoft Outlook heeft een groot aantal praktijkgerichte functies en mogelijkheden om taken professioneel en efficiënt uit te voeren. Ondanks het enorme scala aan functies, zijn er specifieke taken en uitdagingen die beter of sneller kunnen worden afgehandeld door externe programma's.
In dit geval zijn invoegtoepassingen en modules die functies aan het hoofdprogramma toevoegen met handige extensies handig en aan te bevelen. Add-ins verbeteren de communicatie, integreren externe programma's in Outlook of koppelen CRM aan Outlook. Na het installeren van Outlook en het invoeren van de geldige licentiesleutel, kunnen gebruikers op verschillende manieren invoegtoepassingen en modules installeren:
- Via een externe download van de invoegtoepassing en een installatie. De invoegtoepassing of module verschijnt na een herstart in Outlook.
- Door op de knop "Invoegtoepassingen ophalen" in het startmenu van Outlook te klikken. Vervolgens kunt u geschikte add-ins, modules of connectoren installeren.
Add-ins kunnen ook worden gebruikt in andere Microsoft Office-programma's om de ingebouwde functies aan te vullen. Aangezien elke invoegtoepassing het startproces van Outlook vertraagt, is het belangrijk om alleen verstandige en praktische invoegtoepassingen te laden, bijvoorbeeld uit de suggesties die door Outlook worden gedaan. Wie op deze manier als gebruiker te werk gaat, voegt specifieke functies toe aan Outlook en gebruikt de software als individueel en genetwerkt communicatiecentrum.
