Maak sjablonen in Outlook en bespaar veel tijd

Diverse stapsgewijze instructies en tips

Veel activiteiten in de professionele of private sector zijn overbodig. Dit geldt zowel voor handwerk in de ambachtelijke sector als voor taken die op de pc worden uitgevoerd. Een activiteit die continu herhaald wordt, is het ontwerpen van een mail met Microsoft Office. Offertes, begeleidende brieven voor een factuur of privédocumenten bevatten vaak dezelfde of vergelijkbare bewoordingen en zijn identiek qua tekst, structuur en opmaak.

Om efficiëntieredenen is het zinvol om het schrijven van deze berichten te automatiseren door sjablonen te maken in Outlook. Gebruikers van Microsoft Office zijn vooral bekend met het werken met sjablonen uit Microsoft Word of het PowerPoint-presentatieprogramma. In het tekstverwerkingsprogramma of in de presentatiesoftware moeten standaard sjablonen worden gebruikt. Specifieke sjablonen of sjablonen vergemakkelijken het ontwerpen van presentaties of het opstellen van zakelijke brieven. U kunt op een vergelijkbare manier te werk gaan in Microsoft Outlook om redundanties bij het maken van e-mails te voorkomen.

Stapsgewijze instructies: Sjablonen maken in Outlook

Ga als volgt te werk om een sjabloon in Outlook te maken:

1. Open een "Nieuwe e-mail" op het tabblad "Start" in Outlook en ontwerp deze individueel met tekst en andere stijlmiddelen zodat deze als sjabloon kan worden gebruikt. Je hebt ook de mogelijkheid om een nieuwe mail te openen met de toetsencombinatie CTRL + N.

   

2. Nadat de e-mail is aangemaakt, kunt u deze opslaan door op het tabblad "Bestand" in het menu-item "Opslaan als" te klikken in plaats van het bericht zoals gebruikelijk via het veld "Verzenden" te verzenden.

   

3. Er wordt een venster geopend waarin u uw bericht kunt opslaan. Om de mail als sjabloon op te slaan, is het essentieel om het juiste bestandstype te kiezen. U vindt deze als u op het dialoogvenster onder "Bestandstype" klikt. Selecteer het item "Outlook-sjabloon" als bestandstype. Een Outlook-sjabloon wordt altijd afgekort met de bestandsextensie * .oft. Als u Microsoft Word hebt ingesteld als uw e-maileditor, is het OFT-formaat (Outlook-sjabloon) niet beschikbaar voor selectie. Als optie kunt u de e-mail opslaan in Outlook-berichtindeling of bestand in HTML-indeling. In dit geval kan het niet als sjabloon in Outlook worden gebruikt.

   

4. Met een klik op "Opslaan" slaat u de nieuwe sjabloon op in uw persoonlijke sjabloonmap. Als naam voor de sjablonen dient u een passende, begrijpelijke omschrijving te kiezen. De persoonlijke sjabloonmap is standaard te vinden op de volgende locatie in Windows: "C: \ gebruikers \ gebruikersnaam \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates."

Belangrijk: Als aangemaakte e-mails uitsluitend voor hernieuwde verzending worden gebruikt en niet als sjabloon worden opgeslagen, gebruik dan de volgfunctie in Microsoft Outlook.

De sjabloon die u in Outlook hebt gemaakt, is direct beschikbaar voor gebruik.

Maak een nieuwe e-mail op basis van een sjabloon - zo werkt het

Als u een nieuwe e-mail wilt maken van een eerder gemaakt sjabloon, kunt u het volgende schema gebruiken:

1. In plaats van een nieuwe e-mail te openen met de knop "Nieuwe e-mail", navigeert u naar de knop "Nieuwe items" in het menu. Selecteer onder Elementen het veld: "Extra elementen> Formulier selecteren".

   

2. Klik in het volgende venster in het veld "Formulier selecteren" in de lijst Zoeken op de optie "Sjablonen in het bestandssysteem".

   

3. De standaard map "Templates" wordt dan geopend. In deze map vindt u Outlook-sjablonen met het bestandstype *.vaak evenals andere Office-sjablonen voor Word, Excel of PowerPoint. Als uw sjabloon in een andere map is opgeslagen, klikt u op "Bladeren" en selecteert u de gewenste sjabloon.

   

4. Selecteer in de laatste stap de gewenste sjabloon en klik op 'Openen'.

Uw sjabloon wordt geopend in de e-maileditor van Outlook. U kunt dit individualiseren voordat u het verzendt en snelle modules toevoegen. Naast tekstuele wijzigingen dient u de ontvanger(s) in de velden Aan, CC of Bcc in te vullen. Het is ook essentieel om een zinvol onderwerp in te voeren en het bericht te controleren op spel- en tekenfouten voordat u het verzendt. Nadat uw e-mail die op basis van de sjabloon is gemaakt, is voltooid, kan deze zoals gewoonlijk worden verzonden.

Outlook-sjablonen hoeven over het algemeen niet te worden gebruikt voor e-mails. Als uw taken bestaan uit het dagelijks verzenden van vergaderverzoeken met dezelfde of vergelijkbare inhoud naar gelijkwaardige ontvangers, kunnen sjablonen ook nuttig zijn en tijd besparen.

Het is logisch om terugkerende processen en bestellingen efficiënter te maken door sjablonen te maken in Outlook. In plaats van meerdere keren per dag dezelfde of vergelijkbare teksten te schrijven, helpen sjablonen u tijd te besparen en zorgen voor een analogie met e-mails. Dit is vooral handig in een zakelijke context, bijvoorbeeld bij aanbiedingen aan klanten en geïnteresseerden.

Samenvatting en conclusie: Het is efficiënt en eenvoudig om sjablonen te maken en te gebruiken in Outlook

Om redundanties in de dagelijkse workflow te voorkomen, is het handig om templates aan te maken. Net als bij Microsoft Word of PowerPoint kan dit ook in Microsoft Outlook met slechts een paar muisklikken.

In slechts enkele stappen slaat u een sjabloon op in de standaard sjabloonmap. Het ontwerpen van nieuwe berichten vanuit sjablonen is ook gedaan met slechts een paar klikken. Deze procedure garandeert tijdwinst, conformiteit bij het beantwoorden van vragen en vermindert fouten bij het maken van e-mails. Outlook-sjablonen kunnen ook worden gebruikt voor vergaderverzoeken of afspraken. Gebruikers die specifiek sjablonen gebruiken, zijn efficiënter en gebruiken de functies van Outlook professioneel.