Hoe distributielijsten te maken
Elke dag, in een professionele of privé-omgeving, is er behoefte om e-mails te sturen naar verschillende soorten mensen of groepen mensen. In veel gevallen moet de inhoud van één bericht verschillende ontvangers bereiken. Onervaren Outlook-gebruikers kunnen voor een dergelijke taak met "kopiëren en plakken" werken en op deze manier de inhoud van een bericht naar verschillende contactpersonen sturen.
Berichten naar meerdere ontvangers sturen met "kopiëren en plakken" is hoogstens de op één na beste oplossing. Naast het feit dat het kopiëren en plakken van teksten foutgevoelig is, moet ook rekening worden gehouden met de factor tijd. Het betere alternatief is om een contactgroep of distributielijsten te maken in Outlook. De termen distributielijst en contactgroep hebben een equivalente betekenis. Tot de versie van Outlook 2007 werd de term "distributielijst" gebruikt. Met ingang van Microsoft Outlook 2010 is de distributielijst vervangen door de term "contactgroep", die ook wordt gebruikt in de huidige versie van Office Outlook 365. Met behulp van een distributielijst in Microsoft Outlook kunt u met één klik een groep ontvangers aan een bericht toevoegen. Het maken van een contactgroep en distributielijsten in Outlook is niet moeilijk en bespaart veel tijd in professionele e-mailcommunicatie.
Een Outlook-contactgroep maken - praktische tips voor herwerken
Om een nieuwe contactgroep aan te maken in Microsoft Outlook, gaat u eerst naar de “Start” tab. Een nieuwe distributielijst kan dan aangemaakt worden met de “Nieuwe Items” knop. In de huidige versie van Outlook is het menu-item "Contactgroep" dieper in de menubalk opgenomen dan in oudere Outlook-versies. Je vindt de knop onder: "Extra elementen> Contactgroep."
Nadat u op de knop "Contactgroep" hebt geklikt, wordt een selectievenster geopend waarin u uw individuele instellingen voor de nieuwe distributielijst kunt maken. Gebruik het toetsenbord om de sneltoets Ctrl + Shift + L te selecteren.
Je hebt de volgende opties en opties:
|
knop |
Uitdrukking |
|
Opslaan sluiten |
Het menu-item "Opslaan en sluiten" is essentieel aan het einde van het aanmaken van een nieuwe contactgroep. U kunt de knop gebruiken om alle informatie over nieuwe leden en ontvangers op te slaan. Hierdoor is de contactgroep altijd voor u beschikbaar bij het verzenden van conventionele e-mails. Belangrijk: Voordat u een bericht naar een distributielijst in Outlook kunt sturen, moet de contactgroep zijn opgeslagen. Dit doet u door een unieke naam toe te kennen en deze te bevestigen door op de knop "Opslaan en sluiten" te klikken. |
|
Groep verwijderen |
Verwijdert de distributielijst. |
|
Groep doorsturen |
Een distributielijst die u in Microsoft Outlook hebt gemaakt, kan worden doorgestuurd naar andere personen. Het is mogelijk om de distributielijst in internetformaat als vCard in bestanden of als Outlook-contactpersoon te verzenden. |
|
Leden en notities |
U kunt de vensterweergave selecteren op het tabblad "Weergave". Met de knop "Leden" kun je de informatie over alle leden van de groep zien. U kunt opmerkingen op de distributielijst invoeren onder Notes. |
|
Leden toevoegen |
De knop "Leden toevoegen" kan worden gezien als het hart van de contactgroep in Microsoft Outlook. U kunt leden groeperen van:
toevoegen aan distributielijst. |
|
Lid verwijderen |
Om een groepslid uit de distributielijst te verwijderen, selecteert u het item en klikt u op de knop "Lid verwijderen". Het item wordt verwijderd. |
|
Update nu |
Klik op de knop "Nu bijwerken" om de weergave in het venster bij te werken. Alle inzendingen worden bijgewerkt. |
|
Tab "Communiceren" |
Op het tabblad "Communiceren" heeft u de mogelijkheid om een contactpersoon uit de distributielijst te selecteren en een individuele e-mail naar deze persoon te schrijven. Het is ook mogelijk om voor een specifieke contactpersoon een vergaderverzoek te maken. |
|
Tab "Categorieën" |
Net als bij de Outlook-agenda heb je ook de mogelijkheid om het element toe te wijzen aan een categorie voor distributielijsten. Daarnaast kun je instellen dat de follow-up op een later moment herinnerd wordt aan de contactgroep. U kunt de distributielijst ook als "privé" markeren. |
Samengevat heb je verschillende opties en instelmogelijkheden om een contactgroep individueel op te zetten en aan te passen aan je eigen wensen. Als u de aangemaakte contactgroep op een later tijdstip wilt aanpassen en bijvoorbeeld nieuwe leden uit het adresboek wilt toevoegen, dan kan dat op elk moment via de knop "Start>Adresboek".
Nadat u het juiste adresboek heeft geselecteerd, kunt u de distributielijst herkennen aan het pictogram met twee gestileerde koppen. U kunt de specificaties van de distributielijst wijzigen door op de knop "Eigenschappen" te klikken. Alle aanpassingen moeten met "OK" worden bevestigd. Als alternatief kunt u alle persoonlijke distributielijsten vinden in de menubalk op het tabblad "Contacten" in Microsoft Outlook.
Stuur in vier stappen een e-mail naar een contactgroep
Nadat u een nieuwe contactgroep heeft aangemaakt, kunt u de aangemaakte distributiegroep gebruiken om met Outlook in één stap naar meerdere ontvangers te schrijven. Met 4 eenvoudige stappen kunt u een nieuwe e-mail naar de distributiegroep sturen:
-
Open een nieuwe e-mail door op "Start> Nieuwe e-mail" te klikken.
-
Het bekende e-mail invoervenster opent, waarmee u een nieuwe e-mail kunt ontwerpen en versturen.
-
In plaats van het e-mailadres van een ontvanger handmatig in te voeren, klikt u op de knop "Aan" en zoekt u in het adresboek naar de gewenste contactgroep. Als je een keer een nieuw bericht naar een distributiegroep hebt gestuurd, volstaat het om de eerste letters van de naam van de distributielijst in te vullen in het invoerveld van de "Aan"-knop. Na enkele toetsaanslagen wordt de contactgroep als suggestie weergegeven en kan deze worden geselecteerd.
Net als bij conventionele e-mailberichten, kunt u bij het verzenden van een bericht naar een contactgroep ook beslissen of ze:
- In het veld "Aan" wordt het in platte tekst naar alle ontvangers van de contactgroep verzonden. In dit geval zijn de e-mailadressen van alle leden van de distributiegroep voor iedereen zichtbaar.
- Een kopie moet worden verzonden naar alle ontvangers van de contactgroep in het veld "Cc".
- Moet onzichtbaar worden verzonden in het veld "Bcc". Als het bericht via "Bcc" naar de distributielijst wordt gestuurd, wordt er geen e-mailadres doorgestuurd.
-
Verstuur het bericht door op de knop "OK" te klikken. Het wordt volgens uw specificaties naar alle leden van de groep verzonden.
Het versturen van een bericht via een distributielijst in Outlook is vergelijkbaar met het beproefde versturen van e-mails naar verschillende ontvangers. Door de ontvangers in een distributiegroep te combineren, kan een bericht in één stap veel geadresseerden bereiken. Deze procedure is met name effectief wanneer berichten met continue tussenpozen naar dezelfde groep mensen moeten worden verzonden. Alle medewerkers van een afdeling of alle veldwerkers in een business unit kunnen bijvoorbeeld worden gegroepeerd in een contactgroep. Berichten met dezelfde inhoud kunnen dan naar de distributielijst worden gestuurd.
Samenvatting en conclusie: werken met distributielijsten in Outlook is effectief en eenvoudig
Het is zinvol om in Microsoft Outlook contactgroepen aan te maken als een vaste groep mensen continu e-mails met dezelfde inhoud ontvangt. In de professionele omgeving is het aangewezen om voor elke afdeling of een distributiegroep een distributielijst op te stellen voor alle medewerkers in het bedrijf. Hetzelfde geldt voor clubs of in de privésector. De distributielijst wordt gemaakt in Outlook op het tabblad "Start" met behulp van de knop "Nieuwe items".
In oudere Outlook-versies verschillen de namen van de knoppen en de menustructuur. Zowel bekende en opgeslagen in het adresboek als nieuwe e-mailadressen kunnen aan de distributiegroep worden toegevoegd.
Een bestaande contactgroep kan met enkele muisklikken worden aangepast, aan andere ontvangers worden doorgegeven of verwijderd. Microsoft Outlook-gebruikers die hun communicatie professionaliseren met contactgroepen of, in oudere versies, met distributielijsten, besparen kostbare tijd en minimaliseren de kans op fouten bij het kopiëren en plakken van e-mails.
