Hoe Excel-bestanden automatisch te converteren
Met de introductie van Excel 2007 is ook het standaard opslagformaat voor Excel-bestanden gewijzigd. In plaats van de bestandsextensie XLS gebruiken de bestanden uit Excel 2007 de extensie XLSX.
Er zijn echter nog steeds tonnen werkmappen in het XLS-formaat van de vorige versies op tal van computers. Excel 2007 kan dit wel verwerken, maar een uniform formaat zou praktischer zijn.
De moeite die het kost om de werkmappen handmatig van het oude formaat naar het nieuwe te converteren, verhindert dat veel bedrijven, waarvan sommige nog duizenden oude tabellen hebben, ze niet kunnen converteren.
Dit kan worden verholpen door een tool waarmee je Excel-werkmappen snel en automatisch kunt omzetten naar het nieuwe bestandsformaat. Met de gratis "Microsoft Office Migration Planning Manager" converteert u de inhoud van een volledige map van XLS naar XLSX-formaat. U vindt de tool op de Microsoft-website op het volgende adres:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=13580cd7-a8bc-40ef-8281-dd2c325a5a81&Display Lang = nl # bestandslijst
Na het downloaden opent u uw map Downloads en voert u het bestand uit dat u hebt opgehaald om het installatieproces te starten. U accepteert de licentievoorwaarden en geeft aan in welke map de bestanden van de tool moeten worden geïnstalleerd. Na een paar seconden meldt het volgende vak dat de bestanden zijn uitgepakt:
Om de conversietool te gebruiken, hebt u het "Office Compatibility Pack" van Microsoft nodig. Houd er rekening mee dat dit zelfs nodig is als Office 2007 al op de computer is geïnstalleerd. U kunt het Compatibility Pack gratis downloaden vanaf het volgende adres:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466
Start de installatie van het Compatibility Pack met een dubbelklik. Volg daarna de instructies op het scherm totdat de installatie is voltooid.
Open vervolgens de map waarin u de bestanden van de conversietool hebt uitgepakt. Daar vindt u de submap "Tools". Laad hieruit het OFC.INI-bestand in een teksteditor. De volgende afbeelding toont het OFC.INI-bestand in de Windows-editor:
Zoek met behulp van de editor naar de volgende regel in het geladen document:
; fldr = C: \ Documenten en instellingen \ Beheerder \ Mijn documenten
Verwijder in deze regel de puntkomma vooraan. Voer na het gelijkteken het pad in naar de map waarin de XLS-bestanden die u wilt converteren zich bevinden.
Sla vervolgens de wijzigingen op en sluit het bestand. Om de conversie te starten, dubbelklikt u op het bestand OFC.EXE in de map "Tools".
De tool start dan de conversie in een klein, moeilijk leesbaar DOS-venster en laat zien welke bestanden worden verwerkt. De volgende afbeelding toont de conversie.
Zodra uw werkmappen zijn geconverteerd, wordt het venster gesloten. De tool heeft een submap gemaakt met de naam "Converted" in de map waarin de te converteren gegevens zich bevinden. Hierin staan de werkmappen in het nieuwe XLSX-formaat. De mappen in XLS-formaat blijven in de originele map.
