Documenten herzien in Word

Zo kunt u wijzigingen aanbrengen in Word-documenten

Zorg er bij het maken van een tekstdocument in de regel voor dat de lay-out correct is en dat u spel-, grammatica- en interpunctiefouten vermijdt. Als het werk aan de inhoud en opmaak van de tekst is afgerond, zijn er vaak nog geïsoleerde tekortkomingen. Daarom is het zinvol om documenten aan het einde nog een keer te herzien en zo nodig te wijzigen.

Woord: Wijzigingen bijhouden, herzien en corrigeren

Microsoft Word bevat verschillende opties voor het bewerken van teksten. Vooral wanneer teksten niet alleen door de auteur maar ook door anderen moeten worden gecorrigeerd, zijn de diverse functies van het Offices-programma ideaal voor controle.

Terwijl de beschikbare sjablonen het al mogelijk maken om aan formele aspecten te voldoen, controleert Word ook automatisch de spelling en interpunctie in het tekstdocument. Deze functies in Word zijn bij de meeste gebruikers bekend en worden aangegeven met een rode of blauwe onderstreping van de specifieke positie. Maar welke functies, d.w.z. geïntegreerde tools van het programma, kunnen nog worden gebruikt? Hoe werkt het bijhouden van wijzigingen bijvoorbeeld?

Wanneer u tekst ontvangt die u in Word moet controleren en bewerken, kunt u deze stappen volgen om correcties aan te brengen en wijzigingen bij te houden:

Open het tabblad "Controleren" in het menulint van uw Word-bestand.

Hier vindt u verschillende mogelijkheden om wijzigingen in te voeren en dienovereenkomstig te markeren. Klik bijvoorbeeld op de knop Opvolgen om het juiste tabblad te openen.

Op dit punt heeft u de keuze of u wijzigingen wilt bijhouden of niet. Als u op het betreffende symbool klikt, worden de bewerkingen in de tekst die u vervolgens uitvoert, gemarkeerd als zogenaamde markeringen. Op deze manier kan de auteur begrijpen en volgen wie de tekst heeft bewerkt, waar en wanneer, en de wijzigingen heeft aangebracht.

Uw opmerkingen kunnen dan via het veld "Accepteren" naar de tekst worden overgebracht.

Als je een document in de correctiemodus reviseert, is het dankzij de felle kleur gemakkelijker voor de redacteur om de wijzigingen te zien en eventueel meteen te bewaren. Als meerdere reviewers aan een bestand werken, kan de auteur uiteindelijk beter begrijpen wie de correcties heeft voorgesteld.

Wijzigingen in Word accepteren: zo werkt het

Ontvangt u een document met tal van wijzigingen en wilt u de wijzigingen opvolgend opvolgen en aanvaarden? Doe dan het volgende:

1. Klik op het tabblad "Review" in het lint.

2. Door op "Accepteren" te klikken accepteert u de wijziging, "Weigeren" wijst de wijziging af.

   

3. U kunt van revisie naar revisie springen door op de knoppen "terug" en "volgende" te klikken.

Belangrijk: Accepteer geen wijzigingen met behulp van "terug" en "volgende".

Markup instellen: instructies

Is een herzien document te verwarrend voor u? Door in te stellen welke markeringen moeten worden weergegeven, kun je dingen bijhouden: kies tussen alle annotaties, revisies op formaat en tekstniveau, of geef gewoon direct in de tekst weer waar iets is gewijzigd. Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Klik op het tabblad "Review" in het lint.

2. Selecteer in het vervolgkeuzemenu voor "Toon markeringen" welke markeringen u wilt zien: Opmerkingen, invoegingen en verwijderingen en opmaak.

   

3. Onder "Markup: alles" kun je kiezen of je alle wijzigingen direct in de tekst wilt zien of alleen wilt zien dat er iets is gewijzigd.

tip: Wilt u een document afdrukken zonder opmerkingen of revisies? Selecteer vervolgens "Markup: geen".

Zo kunt u opmerkingen invoegen en fouten corrigeren

Er zijn verschillende soorten markeringen te vinden in Word. Om te beginnen markeert het programma zelf woorden die fouten bevatten. Aan de andere kant kunnen editors ook gebruik maken van de correctiemodus. Als u de opmaak nader bekijkt, kunt u snel zien welke suggesties u wilt accepteren en welke u wilt afwijzen.

Als blijkt dat Word bijvoorbeeld herhaaldelijk een naam of een technische term heeft gemarkeerd die niet in het woordenboek staat, maar wel bestaat, dan kun je dit eenvoudig aan het woordenboek toevoegen. De rode golven die de fouten markeren, kunnen in principe worden uitgeschakeld, bijvoorbeeld als ze u storen tijdens het lezen.

Andere markeringen kunnen ook afkomstig zijn van corrigerende lezers die de correctiemodus hebben gebruikt. Als u vervolgens de revisiemodus gebruikt, heeft u de mogelijkheid om de opmerkingen van de redactie te accepteren. Het is mogelijk dat meerdere personen tegelijkertijd aan één document hebben gewerkt. De markeringen en opmerkingen kunnen daarom in verschillende kleuren worden geïdentificeerd. Hiermee kunt u de commentaarkleuren instellen zoals u de opmerkingen wilt onderscheiden.

Naast markeringen kan de commentaarfunctie ook worden gebruikt om wijzigingsideeën of suggesties voor verbetering in een document voor te stellen. Hoe de commentaarfunctie in Word te gebruiken:

1. Open het tabblad "Controleren".

2. In het gedeelte Opmerkingen vindt u de knop "Nieuwe opmerking". Met een muisklik op het gebied opent een andere kolom en een tekstballon aan de rand van het gebied dat u hebt geselecteerd. Zo kunt u snel specifieke kanttekeningen aan de tekst toevoegen, waarmee de auteur bij de herziening rekening kan houden.

   

3. In hetzelfde gebied van het lint van uw bestand kunt u opmerkingen verwijderen als u deze al hebt opgenomen.

Het is ook goed om te weten dat je kunt wisselen tussen afzonderlijke opmerkingen en dus voorlopig opmerkingen kunt overslaan en andere kunt bewerken. U kunt de laatste wijziging ook direct inzien. Dit maakt het bewerken van het bestand nog efficiënter.

Functies in Word: Deze instellingen vereenvoudigen uw werk

Microsoft Word maakt het u niet alleen gemakkelijker om uw tekst tijdens het schrijven te ontwerpen. Het programma biedt u ook enkele functies die de revisie aan het einde van het proces versnellen. Naast de mogelijkheid om met "Zoeken & Vervangen" veel voorkomende fouten in slechts enkele stappen te corrigeren, maakt Word dankzij het synoniemenwoordenboek ook meer variatie in de tekst mogelijk. Andere functies en functies waarvan u op de hoogte moet zijn in Word zijn:

• Veldfuncties
• Macro's
• Citaten
• Paginanummers
• datum
• Hyperlinks

Conclusie: zo kun je revisies maken in Word

Bij het opzetten van een pagina zorg je er niet alleen voor dat je de kop- en voettekst, inhoudsopgave, vertalingen en bronnenlijst correct indeelt, maar ook de inhoud en spelling. Met het rechter zijaanzicht mis je geen enkele foutmarkering meer. Een nieuwe spellingcontrole aan het einde van het tekstwerk lijkt ook nuttig.

Als er een specificatie is voor het aantal woorden of tekens, kunt u deze door Word laten tellen en snel en eenvoudig laten controleren. Het is ook mogelijk om alleen de tekstcorrecties af te drukken. Over het algemeen bieden de instellingen van het programma een breed scala aan opties voor het herzien van tekstdocumenten.

Door wijzigingen bij te houden, kunt u de exacte geschiedenis van wijzigingen in het document zien. Zogenaamde markups zijn nuttige helpers: ze visualiseren de veranderingen in de test. Als alle revisies zijn doorgevoerd, kunt u ten slotte het voltooide bestand opslaan als PDF of documenten verzenden in de vorm van standaardbrieven.

FAQ

Hoe kan ik wijzigingen van andere editors weergeven?

Afhankelijk van de modus waarin andere redacteuren het betreffende document hebben gecorrigeerd of becommentarieerd, kunnen de opmerkingen op verschillende manieren worden weergegeven. Hoe dan ook, u kunt beslissen welke suggesties u wilt bekijken. Open hiervoor het tabblad “Opvolging” onder het tabblad “Controleren”. Hier kunt u vinkjes zetten voor de verschillende foutgroepen.

Hoe kan ik opmerkingen in een tekst invoegen?

Het tabblad "Review" brengt u naar de knop "Opmerkingen". Op dit punt kunt u een nieuwe opmerking maken door de gewenste tekstpassage te markeren en vervolgens op het veld "Nieuwe opmerking" te klikken. Schrijf uw notitie in de tekstballon. Word biedt de mogelijkheid om inktopmerkingen te integreren. U kunt zonder toetsenbord reageren op documenten.