Als u er zeker van wilt zijn dat elke persoon met wie u via e-mail correspondeert, over uw actuele contactgegevens beschikt, kunt u uw gegevens automatisch in de vorm van een digitaal visitekaartje aan elke e-mail laten toevoegen en mee laten sturen.
Om uw visitekaartje automatisch mee te sturen met elke e-mail, kunt u deze het beste direct bij de handtekening voegen. Hierdoor voegt Outlook het visitekaartje in het gestandaardiseerde vCard-formaat als bijlage met de extensie .VCF toe aan de e-mails. Op deze manier kan het visitekaartje ook met andere e-mailprogramma's worden gelezen.
Overigens hoef je je contactgegevens niet eerst in de vorm van een VCF-bestand op te slaan: Outlook kan de gegevens desgewenst direct uit het adresboek halen.
Zo werkt het in Outlook tot versie 2003
Voeg in Outlook tot 2003 uw visitekaartje als volgt toe aan de handtekening:
- Bel de opdracht Extra → Opties Aan.
- Klik op het tabblad E-mailformaat Aan Handtekeningen.
- Definieer een nieuwe handtekening als u dit nog niet hebt gedaan. Kies anders uw handtekening en klik op Aanpassen.
- Onder vCard-opties Klik op Nieuwe vCard van contact.
- Selecteer uw contactpersoon en klik op Oke.
- Als u andere handtekeningen hebt gedefinieerd, voegt u de bijbehorende vCard toe zoals beschreven.
- Sluit de dialoogvensters.
Zo werkt het in Outlook 2007/2010
In tegenstelling tot eerdere versies voegen Outlook 2007 en 2010 niet alleen het visitekaartje als bijlage toe aan de e-mail, maar nemen ook een grafische weergave van het visitekaartje op in de handtekening. Ga als volgt te werk om het visitekaartje mee te sturen:
- In Outlook 2007 roept u het commando Extra → Opties → E-mailindeling Aan. Selecteer in Outlook 2010 de opdracht Bestand → Opties → E-mail.
- Klik op de knop Handtekeningen.
- Selecteer de gewenste handtekening en plaats de cursor waar de grafische weergave van het visitekaartje moet verschijnen, meestal aan het einde van de handtekening.
- Klik op de knop in de werkbalk boven het handtekeningveld Visitekaartje.
- Selecteer uw contactpersoon in het adresboek en klik op Oke.
- Als u een andere handtekening gebruikt zoals op de afbeelding te zien is, voegt u hier een visitekaartje aan toe zoals beschreven.
- Sluit de dialoogvensters.
Als u niet wilt dat een grafische weergave van het visitekaartje in de berichttekst verschijnt, moet u het handmatig uit de e-mail verwijderen - het VCF-bestand wordt als bijlage bewaard. Als u de afbeelding verwijdert bij het definiëren van de handtekening na stap 5, wordt er geen VCF-bestand bijgevoegd.
